In merito all’ammissibilità delle spese del personale riferita alla contrattualizzazione di un Data Protection Officer, disciplinato nella circolare n. 4 MEF-RGS del 18 gennaio 2022, si precisa che le stesse non sono rendicontabili a valere sul progetto in quanto non esclusivamente connesse e funzionali all’implementazione delle attività previste dal dispositivo finanziato con fondi PNRR, difatti l’attività del Data Protection Officer è connessa al funzionamento ordinario dell’amministrazione.
Eventuali spese, sostenute oltre il termine previsto della conclusione delle attività indicata in scheda progetto, non sono ammissibili e pertanto rendicontabili poiché le attività progettuali, ivi inclusi gli adempimenti della rendicontazione, devono concludersi entro tale termine. Anche in una eventuale richiesta di proroga si rammenta che la richiesta dovrà comunque rispondere a quanto disciplinato ai sensi del par. 4.2 dell’Avviso, ovvero non oltre la data del 30 novembre 2024.
Ai sensi dell'art. 54 lett. a del Reg. (UE) 2021/1060, l'Avviso individua un tasso forfettario per coprire le spese generali, sostenute dai Soggetti attuatori, connesse al progetto, ovvero i costi indiretti dell’operazione, nella misura del 7% dei costi diretti ammissibili. Tale voce di spesa dovrà, pertanto, essere preventivamente valorizzata nel piano economico-finanziario. L’importo ammesso a preventivo potrà essere riparametrato sulla base dei costi diretti rendicontati dal Soggetto attuatore dell’intervento e giudicati ammissibili in sede di controllo amministrativo-contabile.
Il ricorso ai tassi forfettari, calcolati applicando percentuali predefinite a una o più categorie di costo secondo la normativa vigente, comporta una semplificazione degli oneri amministrativi a carico del Soggetto attuatore, che sarà tenuto in sede di domanda di rimborso alla presentazione della documentazione amministrativo-contabile esclusivamente di corredo per le categorie di costo rendicontate "a costi reali" che ne costituiscono la base di applicazione, fermo restando l’obbligo del Soggetto attuatore di conservazione di analoga documentazione amministrativo-contabile a comprova delle spese sostenute.
Si ritiene che la regolamentazione dei rapporti tra le parti coinvolte non impatti direttamente sul progetto oggetto di finanziamento a valere sul PNRR. Ciò che rileva è, invece, la modalità di rendicontazione delle spese sostenute, ai sensi del paragrafo 5.2 – Spese ammissibili dell’Avviso e del paragrafo 3.4 - Focus sulle spese ammissibili del Manuale Operativo - Linee guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi pubblici.
Ai sensi di tali documenti, in linea generale, le spese sostenute per essere considerate ammissibili dovranno essere:
strettamente connesse alle attività previste nel Piano di Progetto e coerenti con le finalità dell’intervento 1.5, Missione M1C1;
derivanti da atti giuridicamente vincolanti (contratti, convenzioni, lettere di incarico, ordini, ecc.) in cui risultino chiaramente l’oggetto della prestazione o della fornitura e il relativo importo, nonché il riferimento al progetto ammesso a finanziamento;
riferite a un costo contenuto nei limiti stabiliti e autorizzati dagli atti amministrativi di affidamento delle risorse (massimali di costo, preventivo finanziario, ecc.);
effettivamente sostenute nel periodo temporale di ammissibilità delle spese entro i termini applicabili al progetto ammesso e contabilizzata in conformità a quanto previsto dalle disposizioni normative e dai principi contabili;
comprovate da opportuna documentazione giustificativa amministrativo-contabile (es. fatture interamente quietanzate, cedolini o documentazione equivalente, bonifico bancario o postale ovvero con altri strumenti di incasso o di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni).
Ai fini della corretta imputazione e rendicontazione delle spese a valere sull'Avviso in oggetto, finanziato con il PNRR, è necessario che le spese, perché possano considerarsi ammissibili, siano allineate a quanto disposto nel paragrafo 3.4 "Focus sulle spese ammissibili" del Manuale Operativo "Linee Guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi pubblici"
Ai sensi del paragrafo 4.2 dell’Avviso “i progetti e quindi i relativi interventi ammessi a finanziamento dovranno concludersi entro 24 mesi dalla data di sottoscrizione dell’Atto d’obbligo, e comunque non oltre la data del 30 novembre 2024, sulla base del cronoprogramma presentato”.
Non è dunque ammissibile la possibilità di stipulare un contratto in data successiva e ammettere a rendicontazione spese effettuate oltre la suddetta data. Tuttavia, il periodo di durata del contratto, nel caso specifico, si ritiene che possa superare il periodo di tempo previsto per la durata progettuale, inderogabile al 30/11/2024 e fermo restando l'esclusiva ammissibilità dei costi sostenuti entro tale data.
Si ritiene che non sia necessario stipulare due contratti distinti, ma che si possa stipulare un unico contratto in cui siano specificate le quote di finanziamento in capo a diversi fondi e che, conseguentemente, tale distinzione sia mantenuta in fase di rendicontazione.
In generale, per quanto attiene ai progetti finanziati a valere sul PNRR sono ammissibili le spese finalizzate agli investimenti e non alle spese correnti. Tale distinzione è riferita all'effettività della tipologia di spesa e non al suo inquadramento all'interno delle voci di bilancio degli Enti beneficiari (a cui sembra riferirsi il quesito specifico). Per rispondere in maniera esaustiva al quesito occorrerebbero maggiori informazioni riguardo alla tipologia di "spesa corrente" menzionata.
Ad esempio, se la spesa corrente fosse quella riferita al costo del personale sarebbero previste precise limitazioni e casi di inammissibilità. Si veda a questo proposito il paragrafo 3.4 - Focus sulle spese ammissibili del Manuale Operativo "Linee Guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi pubblici".
Si conferma che le spese generali (pari al massimo al 7% delle spese sostenute) sono riferite al Soggetto Attuatore.
ATTUAZIONE DEGLI INTERVENTI E RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
In riferimento all'avviso 03/2022, ai fini della rendicontazione bimestrale, ai sensi della tabella relativa al corredo specifico per l’Avviso 3/2022 al paragrafo 3.2.2 del Manuale, anche nel caso in cui non vengano sostenute spese nel periodo di riferimento, è necessario inviare la relazione sullo stato di avanzamento del progetto e dei singoli interventi secondo format Allegato MOA-4a. Nel caso di mancato rispetto del termine, si dovrà trasmettere la documentazione con le relative informazioni richieste.
In riferimento alla richiesta di informazioni circa la data di avvio delle attività, si precisa che la stessa coincide con la data in cui hanno nel concreto inizio le attività descritte nel piano progettuale e approvate dalla Scrivente unitamente al cronoprogramma progettuale. Si precisa inoltre che in relazione alla fattispecie di progettualità ex novo, non sono quindi contemplate attività poste in essere prima dell’invio dell’istanza a valere sull’avviso e comunque prima della data effettiva di avvio a seguito di determina di ammissione rettificata.
Rispetto a quest'ultimo punto dovrà essere comunicato formalmente l’inizio delle attività, coerentemente a quanto descritto nel Piano progetto, secondo i tempi (entro 10 giorni dalla sottoscrizione dell’Atto d’obbligo) e le modalità previste dalle "Linee guida per i Soggetti Attuatori individuati tramite avvisi pubblici", ovvero compilando l’opportuno Allegato MOA-1 Comunicazione Avvio attività e richiesta di anticipazione.
Nel caso di variazioni temporali intervenute rispetto al cronoprogramma presentato e approvato, sarà necessario inoltrare, unitamente all’Allegato MOA-1, Comunicazione Avvio attività e richiesta di anticipazione, giusta richiesta di modifica progetto, inviando altresì attraverso l’Allegato MOA-2a le variazioni occorse, che dovranno essere formalmente autorizzate dalla Scrivente a seguito di opportuno vaglio nelle forme ed entro i termini stabiliti dall'Avviso congiuntamente alla versione 2.0 del Manuale Operativo - "Linee guida per i Soggetti Attuatori individuati tramite avvisi pubblici”.
Come indicato nell'avviso al punto 4.2, qualora la proposta di intervento presentata e approvata riguardi progettualità ex novo, le stesse dovranno avere inizio entro 30 giorni dalla sottoscrizione dell'Atto d'obbligo. Coerentemente con quanto sopra riportato, l'art. 2 dell'atto d'obbligo, al punto 1, riporta che le attività dovranno essere avviate dal Soggetto Attuatore a partire dalla sottoscrizione dell'atto d'obbligo ed entro 30 giorni dalla sottoscrizione dello stesso.
La trasmissione del calendario si conferma in relazione alla possibilità da parte dell’Agenzia di svolgere verifiche in itinere, a campione, sull’attuazione degli interventi. Pertanto, il soggetto attuatore è chiamato a condividere le date previste per le attività di formazione. Non è necessario trasmettere tale calendario entro un termine prestabilito dalla sottoscrizione dell’Atto d’obbligo, ma sarà necessaria, per le finalità esposte, la sua condivisione prima dell’avvio della formazione eventualmente prevista e definita.
Si precisa che quanto espresso al paragrafo 4.2 vincola i Soggetti Attuatori a dare avvio alle attività progettuali in coerenza con quanto presentato nel cronoprogramma del piano progetto.
L’Avviso non prevede alcun limite alla redistribuzione delle somme sulle varie linee di azione del progetto. Ai sensi di quanto previsto nel paragrafo 8.2 - Modifiche e variazioni del progetto dell'Avviso, è possibile richiedere la modifica di un progetto ammesso a finanziamento a condizione che:
non comporti una modifica sostanziale in relazione alla tipologia/natura del progetto e dei singoli interventi;
non riguardi le previsioni inerenti a target e milestone;
garantisca il rispetto di finalità, obiettivi, risultati attesi valutati in sede di ammissione al finanziamento;
sia conforme alla normativa di riferimento.
Le eventuali modifiche del Quadro finanziario del Progetto dovranno garantire il rispetto del massimale previsto per la voce di spesa "Spese generali", pari a un massimo del 7%, come precisato nel paragrafo 5.2 dell'Avviso.
Si ricorda inoltre che, come previsto nel paragrafo 2.2 del Manuale Operativo "Linee Guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi pubblici", "le richieste di modifica sono soggette a valutazione da parte dell’Amministrazione, pena la revoca parziale o integrale dal finanziamento concesso, con conseguente recupero degli importi eventualmente già erogati a titolo di anticipo/rimborso e non dovuti". La richiesta di modifica dovrà pervenire all'Amministrazione secondo le modalità descritte nello stesso paragrafo 2.2.
Sì, la data di avvio deve essere coerente a quella richiesta e autorizzata.
Ai fini della rendicontazione bimestrale, ai sensi del paragrafo 3.2.2 del Manuale Operativo "Linee Guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi pubblici", si conferma che, anche nel caso in cui non vengano sostenute spese nel periodo di riferimento, è necessario inviare la relazione sullo stato di avanzamento del progetto e dei singoli interventi secondo format Allegato MOA-4a.
Con riferimento alla rendicontazione delle spese effettivamente sostenute, esse dovranno essere trasmesse entro il mese successivo del bimestre in cui sono state sostenute, prescindendo dalla conclusione o meno della singola attività progettuale, in coerenza con quanto indicato al par. 3.2.2 del Manuale Operativo dei Soggetti Attuatori. A titolo esemplificativo, dunque, il rimborso delle spese sostenute nei mesi di maggio e giugno 2024 dovranno essere rendicontate entro luglio 2024 al fine di ottenere il rimborso delle stesse.
In merito alla documentazione attestante l’analisi della postura di sicurezza e del piano di potenziamento, in conformità con il modello e le istruzioni operative fornite (Allegato MOA-06), da presentare entro e non oltre la domanda di rimborso a saldo, si specifica che la relativa preparazione deve essere effettuata rispetto ai vari sistemi informatici impattati dal progetto. Le informazioni possono essere inserite, pertanto, all’interno di un unico documento; nulla osta a dividere il file per i vari enti coinvolti, dovrà essere comunque garantita l’attinenza al progetto finanziato e realizzato.
L'atto d'obbligo deve essere inviato entro 30 giorni dalla notifica della determina di approvazione della graduatoria finale, senza alcuna documentazione a corredo. Pertanto, si conferma che non è necessario inserire il modello e le istruzioni per la realizzazione dell’analisi della postura di sicurezza.
I 30 giorni decorrono dalla notifica della determina di approvazione di graduatoria definitiva.
Ai fini della rendicontazione bimestrale è necessario provvedere alla trasmissione della prima rendicontazione bimestrale senza ulteriore documentazione aggiuntiva a supporto. Si rammenta, inoltre, che in caso di scostamenti dal cronoprogramma presentato è necessario inoltrare una richiesta di modifica progetto attraverso la compilazione e la trasmissione dell’Allegato MOA-2a, come definito nel Manuale Operativo "Linee Guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi pubblici".
Alla luce del nuovo importo assegnato al progetto, è nella facoltà del Soggetto Attuatore inviare una nuova richiesta di anticipo coerente al 10% del nuovo importo oggetto di finanziamento, in sostituzione della richiesta già inviata. Inoltre, si conferma, per le stesse motivazioni, l'opportunità di invio di una nuova richiesta di modifica progetto che tenga in considerazione la realizzazione delle attività previste disponendo dell'intero importo richiesto a finanziamento.
Sì, dovranno essere trasmessi i template CUP aggiornati a seguito delle modifiche intervenute e in coerenza al paragrafo. 8 dell'Avviso "Obblighi del Soggetto Attuatore dell'intervento" che vede, tra gli altri, quello di garantire la correttezza, l’affidabilità e la congruenza al tracciato del sistema informativo unitario per il PNRR di cui all’articolo 1, comma 1043 della legge n.178/2020 (ReGiS) dei dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale, e di quelli che comprovano il conseguimento degli obiettivi dell’intervento quantificati in base agli stessi indicatori adottati per milestone e target della misura e assicurarne l’inserimento, ove richiesto, nel sistema informativo e gestionale adottato dal Soggetto attuatore dell’investimento nel rispetto delle indicazioni che saranno fornite dalla stessa Amministrazione.
